Mag een werkgever zomaar een werknemer ondervragen?

Sinds 16 december 2024 is in België de nieuwe Wet Private Opsporing (WPO) van kracht. Deze wet vervangt de oude detectivewet van 1991 en introduceert een breed juridisch kader voor zowel externe als interne onderzoeksactiviteiten binnen ondernemingen. De wet is van openbare orde en heeft directe impact op hoe bedrijven omgaan met interne incidenten, zoals vermoedens van fraude, diefstal of grensoverschrijdend gedrag door werknemers.

De WPO definieert private opsporing als het verzamelen van informatie over personen of feiten, in opdracht van een opdrachtgever, met het oog op het vrijwaren van belangen in een (mogelijk) conflict. Dit betekent dat ook interne onderzoeken door HR-diensten, afhankelijk van hun structuur en frequentie, onder de wet kunnen vallen. Een HR-afdeling die sporadisch camerabeelden bekijkt of toegangsdata analyseert, valt niet automatisch onder de vergunningsplicht. Maar zodra er sprake is van een structureel georganiseerde interne opsporingsdienst, is een vergunning vereist, net als een identificatiekaart en een functionaris voor gegevensbescherming (DPO).

De wet legt strikte regels op voor interviews met werknemers. Een ondervraging mag enkel plaatsvinden met voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokkene. Die moet geïnformeerd worden over het doel van het interview, zijn recht om vragen te weigeren, zich te laten bijstaan en het verslag na te lezen. Zonder deze waarborgen is het interview juridisch onbruikbaar en kan het bewijs in een ontslagprocedure worden geweerd.

Daarnaast zijn bepaalde onderzoeksdomeinen expliciet verboden. Werkgevers mogen geen informatie verzamelen over politieke overtuiging, religie, gezondheid, seksuele geaardheid of vakbondslidmaatschap. Ook indirecte afleidingen, zoals het rapporteren van bezochte locaties die met deze domeinen verband houden, zijn niet toegelaten. De wetgever legt hiermee de nadruk op proportionaliteit en respect voor de persoonlijke levenssfeer.

Een belangrijk aandachtspunt is de transparantieverplichting. Werkgevers moeten uiterlijk tegen 16 december 2026 een intern reglement opstellen waarin het gebruik van private opsporing uitdrukkelijk wordt toegelaten. Dit reglement moet tot stand komen via sociaal overleg en schriftelijk worden meegedeeld aan het personeel. Zonder zo’n reglement is het uitvoeren van private opsporing verboden.

De WPO voorziet ook in sancties. Bij schending van essentiële bepalingen, zoals het ontbreken van een vergunning of reglement, kan het bewijs in een gerechtelijke procedure worden uitgesloten. De wet voorziet boetes tot €25.000 en een meldingsplicht aan de procureur bij vaststelling van misdrijven. De rechter moet nagaan of het onderzoek conform de WPO is uitgevoerd en kan onrechtmatig verkregen bewijs weren, zelfs als het relevant is.

Voor ondernemingen betekent dit dat interne onderzoekspraktijken grondig moeten worden geëvalueerd en waar nodig aangepast. De wet biedt ruimte voor rechtmatige opsporing, maar vereist een zorgvuldige afweging van belangen, transparantie en naleving van strikte procedures. Wie deze regels niet volgt, loopt niet alleen juridische risico’s, maar ook reputatieschade en verlies van bewijs in cruciale dossiers.

De nieuwe wetgeving dwingt bedrijven om hun interne onderzoekspraktijken juridisch te herijken. Dat vraagt niet alleen om kennis van de WPO, maar ook om een strategische aanpak die de balans bewaart tussen compliance, personeelsbeleid en operationele slagkracht.
Wenst u advies over hoe uw organisatie zich kan conformeren aan de WPO zonder operationele risico’s? Neem gerust contact op – wij denken mee, juridisch én praktisch.